Magento Admin: Vistazo al backoffice

por David Abad
Magento Admin

Magento cuenta con un potente backoffice que permite administrar el catálogo de productos, pedidos, clientes, contenidos y múltiples configuraciones. Repasamos las secciones más importantes que todo gestor de la plataforma debe conocer.

Acceso al administrador

Magento incluye una URL específica que permite el acceso al administrador. Esta URL puede ser diferente para cada instalación de Magento y puede consultarse de varios modos:

  • Mediante el comando: bin/magento info:adminuri
  • Revisando el fichero app/etc/env.php
Magento Admin: Login

Magento Admin: Login

Por defecto, durante la instalación de Magento se crea un usuario administrador con los credenciales indicados. Sin embargo, existen varios modos de generar nuevos usuarios administradores:

  • Mediante el comando: bin/magento admin:user:create
  • Mediante la sección del administrador: System -> Permissions -> All users

Magento tambien incluye un sistema de gestión de roles y permisos desde la sección System -> Permissions -> User Roles. Gracias a este sistema es posible mantener usuarios que tengan acceso para administrar partes concretas del ecommerce.

Magento Admin: Gestión de permisos

Magento Admin: Gestión de permisos

Cómo funciona el administrador

Para aprender a utilizar el administrador de Magento es importante entender el funcionamiento de dos componentes que son utilizados para la gestión de los datos de las diferentes secciones:

Listados

Cuando el administrador necesita mostrar listados de datos, por ejemplo cuando se accede al listado de clientes o de productos, se utiliza un componente a modo de tabla. Este componente, además de mostrar el listado de datos, incluye una serie de características que mejoran su usabilidad y facilitan la gestión:

  • Filtros de búsqueda de datos
  • Personalización de columnas
  • Paginación de datos
  • Exportación de datos en CSV / XML
Magento Admin: Listado de datos

Magento Admin: Listado de datos

Formularios

A la hora de crear información nueva o editar la existente, Magento utiliza formularios que incluyen diferentes campos para introducir los datos requeridos.

Es importante destacar que estos formularios permiten gestionar la información de los diferentes scopes (websites, stores y store views), por lo que normalmente en la parte superior del formulario se incluye un desplegable que permite seleccionar el scope concreto para el que se desean almacenar los datos.

Administración: Dashboard

Como página principal del administrador, Magento muestra un Dashboard básico que incluye gráficos y estadísticas de ventas, productos, clientes y búsquedas.

Magento Admin: Dashboard

Magento Admin: Dashboard

Administración: Sales

El administrador de Magento cuenta con una sección específica para la gestión de ventas y todos los tramites relacionados.

La sección Sales -> Orders permite la gestión de pedidos realizados desde la plataforma, pudiendo realizar las siguientes acciones:

  • Consultar datos de pedido
  • Editar items de pedido (Cancelando el actual y generando uno nuevo)
  • Editar detalles de facturación/envío
  • Facturar pedido (total / parcial)
  • Generar envío de pedido (total / parcial)
  • Archivar pedido
  • Cancelar pedido
  • Bloquear/desbloquear pedido
  • Añadir y consultar notas del pedido
  • Crear devolución del pedido (total / parcial)
  • Reembolsar pedido (total / parcial)
  • Crear nuevo pedido (o repetir uno existente)
Magento Admin: Gestión de pedidos

Magento Admin: Gestión de pedidos

Desde este apartado de ventas es posible acceder a otras secciones que permiten la gestión de diferentes tramites relacionados:

  • Quotes (B2B): Gestión de pedidos negociables entre clientes B2B y representantes de ventas, pudiendo mantener una comunicación entre cliente y administrador y realizar variaciones de precio y otras condiciones sobre los pedidos. 
  • Invoices: Gestión de facturas generadas para los pedidos realizados a través de la plataforma. Permite exportación en PDF.
  • Shipments: Gestión de los envíos de los pedidos y los datos de seguimiento. Permite exportación en PDF.
  • Credit memos: Gestión de reembolsos de pedidos. Permite exportación en PDF.
  • Returns: Gestión de devoluciones de pedidos.
  • Billing agreements: Acuerdos de pagos recurrentes (Solo disponible para Paypal). 
  • Transactions: Pagos realizados a través de la pasarela de pago de la plataforma.

Administración: Catalog

Magento incluye varias secciones que permiten la gestión del catálogo de productos y su categorización.

Desde la sección Catalog -> Products, es posible crear, editar y eliminar productos, pudiendo realizar diferentes gestiones:

  • Crear productos de diferente tipo: Simple, configurable, agrupado, virtual, bundle, descargable o tarjeta regalo
  • Habilitar/deshabilitar productos
  • Definir información de productos: Sku, nombre, descripción, peso, etc.
  • Definir precio, impuestos y condiciones especiales (precio especial, descuentos por volumen, etc.)
  • Definir información multimedia: Imágenes y videos
  • Definir visibilidad de producto: Visible en catálogo, visible en búsqueda, visible en ambos o no visible
  • Definir categorización de producto en múltiples categorías del catálogo
  • Definir atributos de producto personalizables a la hora de realizar la compra
  • Gestionar stock (permitiendo gestión multi-almacen)
  • Gestionar productos relacionados, cross-sell y up-sell
  • Gestionar opiniones de producto
  • Gestionar configuraciones SEO: URL, meta-title, meta-description y keywords
  • Gestionar configuraciones de diseño
  • Gestionar configuraciones de opciones de regalo

Adicionalmente, dependiendo del tipo de producto gestionado, existen otras opciones a definir. Por ejemplo, en el caso de los productos descargables es posible definir los links de descarga de los ficheros asociados, mientras que para el caso de las tarjetas regalo es posible definir el importe de las mismas.

Magento Admin: Gestión de productos

Magento Admin: Gestión de productos

Por otro lado, la sección Catalog -> Categories permite la gestión de las categorías del catálogo de productos, permitiendo administrar una jerarquía donde poder anidar categorías en diferentes niveles sobre una categoría raiz. Desde esta sección se permiten realizar las siguientes gestiones:

  • Habilitar/deshabilitar categorías
  • Mostrar/ocultar categorías en el menú
  • Definir información de categorías: Nombre, descripción, imagen, contenido cms, etc.
  • Definir modo de visualización: Mostrar productos; Mostrar contenido cms; Mostrar ambos
  • Definir opciones de ordenación y filtrado de productos
  • Definir modo “anchor” que permite que las categorías incluyan los productos de sus subcategorías
  • Definir configuraciones SEO: URL, meta-title, meta-description y keywords
  • Definir productos incluidos en categoría
  • Definir permisos por website y customer group para limitar acciones en la categoría
  • Definir configuraciones de diseño
Magento Admin: Gestión de categorías

Magento Admin: Gestión de categorías

Tanto en la gestión de productos como de categorías, es posible programar cambios en sus datos o configuraciones para que se ejecuten en determinado momento. Esta característica puede ser especialmente interesante para programar acciones comerciales en momentos concretos como Navidad o el Black Friday.

En el caso de Magento B2B, se incluye un apartado adicional para la gestión de shared catalogs. Esta sección permite definir catálogos personalizados para clientes pertenecientes a determinadas compañías, pudiendo seleccionar los productos a los que debe tener acceso, así como condiciones de precio especificas para cada producto. De este modo, cada compañía puede acceder a un catálogo de productos diferente con condiciones de precio especificas para su compañía.

Administración: Customers

La sección Customers permite realizar la gestión de clientes registrados en la plataforma.

Desde la sección Customers -> All Customers es posible realizar las siguientes acciones administrativas:

  • Listar clientes registrados
  • Crear, editar y eliminar clientes
  • Ver detalles, direcciones, pedidos realizados, devoluciones, etc.
  • Editar carrito de compra del cliente
  • Editar wishlist del cliente
  • Forzar cierre de sesión del cliente
  • Crear pedido para el cliente
  • Reiniciar contraseña del cliente (Enviando mail de restaurar contraseña)
  • Acceder a la web identificado como el cliente (Login as customer)
Magento Admin: Gestión de clientes

Magento Admin: Gestión de clientes

Otras secciones incluidas en la categoría de gestión de clientes son:

  • Now Online: Listado de usuarios conectados actualmente.
  • Segments: Gestión de segmentos para agrupar clientes mediante configuración de reglas con fines comerciales.
  • Customer Groups: Gestión de grupos de cliente, pensados para el control de permisos y asignación de reglas de descuento e impuestos.
  • Companies (B2B): Gestión de las compañías de los clientes, pudiendo asignar cada compañía a un administrador de compañía (cliente) y  a un representante de ventas (administrador).

Administración: Marketing

Magento ofrece múltiples opciones de marketing relacionadas con promociones, descuentos, eventos, comunicaciones y optimizaciones SEO.

Para configurar descuentos existen dos posibilidades:

  • Catalog Price Rule: Reglas de descuento aplicadas directamente al catálogo cuando se cumplen ciertas condiciones. El descuento puede ser en valor absoluto o percentual y es posible segmentarlo por customer group.

  • Cart Price Rules: Reglas de descuento aplicadas en el carrito cuando se cumplen ciertas condiciones. El descuento puede ser en valor absoluto o percentual y es posible segmentarlo por customer group. Su aplicación puede ser automática o mediante cupón, pudiendo seleccionar unos limites de uso del cupón.

Ambos tipos de regla pueden programarse para que sean aplicados en determinadas fechas, permitiendo planificar las campañas comerciales con faciliad:

Magento Admin: Programación de reglas de precio

Magento Admin: Programación de reglas de precio

Desde la sección Related Products Rules es posible configurar reglas para relacionar productos automáticamente, desde donde es posible definir reglas que se aplicarán en up-selling, cross-selling, etc. De este modo no es necesario configurar estos productos relacionados manualmente para cada uno de los productos del catálogo.

Magento Admin: Productos relacionados

Magento Admin: Productos relacionados

Tambien se permite la gestión de tarjetas regalo desde Gift Card Accounts, donde es posible generar códigos de tarjeta regalo con importe concreto, que los clientes pueden canjear por saldo con el que realizar compras.

Magento Admin: Gestión de tarjetas regalo

Magento Admin: Gestión de tarjetas regalo

Otras secciones importantes en el apartado de Marketing son:

  • Private Sales: Gestión de eventos de venta privada, que permiten destacar una categoría restringida del catálogo en un rango de fechas concreto, incluyendo un temporizador en la página y permitiendo enviar invitaciones al evento.
  • URL Rewrites (SEO & Search): Gestión de redirecciones de URL
  • Search Terms (SEO & Search): Comportamiento personalizado del buscador al introducir determinados términos.
  • Search Synonyms (SEO & Search): Sinonimos de determinados términos que pueden introducirse en el buscador.
  • Site Map (SEO & Search): Opciones de generación automática del fichero sitemap.xml por cada store.
  • User Content: Revisión y moderación de las opiniones publicadas por los clientes.

Administración: Content

El administrador de Magento incluye diferentes secciones para la gestión de contenidos CMS y opciones de diseño.

Desde la sección Content -> Pages se pueden crear, editar y eliminar páginas de contenido estático mediante el editor visual Page Builder. Estos contenidos definidos mediante Page builder pueden ser almacenados en plantillas que posteriormente pueden gestionarse desde la sección Content -> Templates.

Magento Admin: Page Builder

Magento Admin: Page Builder

Estas páginas estáticas pueden organizarse en diferentes secciones, que pueden ser organizadas de forma jerárquica desde la sección Content -> Hierarchy y pueden ser configuradas para ser incluidas en el menú de Magento.

Magento Admin: Jerarquía CMS

Magento Admin: Jerarquía CMS

Además de las páginas estáticas, existen otros elementos CMS:

  • Blocks: Fragmentos de contenido estático. 
  • Dynamic Blocks: Bloques de contenido estático vinculados a promociones y a determinados segmentos de clientes.
  • Widgets: Bloques de contenido configurable inyectables en diferentes zonas acotadas de las páginas.

Desde el apartado Design es posible ver los temas de diseño disponibles y modificar los temas aplicados a las diferentes tiendas:

Magento Admin: Diseño

Magento Admin: Diseño

Por otro lado, Magento permite programar cambios en estos contenidos estáticos y configuraciones de diseño para que se apliquen en determinado momento. Para poder visualizar de forma gráfica los cambios programados es posible consultar la sección Content Staging:

Magento Admin: Content staging

Magento Admin: Content staging

Administración: Reports

Magento incluye por defecto una serie de reportes estadísticos para diferentes tipos de información (marketing, opiniones, ventas, clientes, productos, etc.). 

Estos reportes, aunque incluyen ciertos filtros para segmentar la información a obtener, no admiten personalización. Una vez generado el reporte, éste puede ser exportado a formato CSV o XML.

Adicionalmente, Magento permite la conexión con dos herramientas de reporte externas:

  • System-Wide Analysis Tool (Cloud): Herramienta que analiza errores en la plataforma, rendimiento, seguridad, etc. 
  • Business Intelligence: Herramienta especializada en análisis de datos y gestión de dashboards personalizados.

Administración: Stores

Magento cuenta con una estructura multi-store gestionable desde la sección Stores -> All stores, desde la que es posible definir nuevos websites, stores y store views. 

Magento Admin: Gestión de stores

Magento Admin: Gestión de stores

Cada una de estas tiendas puede tener una serie de configuraciones definidas que pueden ser gestionadas desde la sección Stores -> Configuration. Esta es una de las secciones más importantes del administrador, ya que engloba todas las configuraciones de los diferentes módulos habilitados.

Magento Admin: Gestión de configuraciones

Magento Admin: Gestión de configuraciones

Otras secciones relevantes dentro del apartado de Stores son:

  • Inventory: Permite definir los distintos almacenes desde lo que se pueden dispensar los productos y su asignación con los diferentes websites disponibles.
  • Taxes: Configuración de reglas impuestos por zona y customer group.
  • Currency: Configuración de tasas de intercambio de monedas. Se permite integrar con varios servicios externos.
  • Attributes: Gestión de atributos personalizados de clientes, productos, etc. Puede utilizarse para añadir campos para almacenar información adicional a los productos, campos para incluir en formularios de cliente…
  • Reward exchange rates (Other): Configuración de tasa de conversión de puntos de la tienda a dinero real (y viceversa).
  • Gift wrapping (Other): Gestión de envoltoríos de regalo.
  • Gift registry (Other): Gestión de tipos de listas de regalos disponibles. Por ejemplo: Regalos de boda, de cumpleaños, etc.

Administración: System

El apartado System del menú de administración incluye diferentes configuraciones y herramientas de gestión del sistema.

Desde la sección de Data Transfer es posible importar y exportar diferentes datos (precios, productos, clientes, stock…) mediante ficheros en formato CSV:

Magento Admin: Importación de datos

Magento Admin: Importación de datos

En la sección Cache Management es posible gestionar los diferentes tipos de caché habilitados, modificarlos y limpiar los datos cacheados:
Magento Admin: Gestión de caché

Magento Admin: Gestión de caché

Por otro lado, la sección Index Management permite gestionar el modo de los diferentes indexadores de datos, aunque no se permite lanzar procesos de indexación desde el propio administrador:

Magento Admin: Gestión de indexadores

Magento Admin: Gestión de indexadores

Otras secciones relevantes incluidas en la gestión del sistema son:

  • Integrations (Extensions): Gestión de tokens para realizar integraciones con otras plataformas.
  • Support: Extracción de datos del sistema pensada para recibir asistencia por parte del soporte de Magento.
  • Permissions: Gestión de usuarios administradores, roles y permisos.
  • Action logs: Historial de acciones realizadas por usuarios administradores.
  • Custom variables (Other settings): Gestión de variables personalizadas que podrán utilizarse desde contenidos cms.
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